广西外国语学院
关于印发《广西外国语学院往来账款管理制度》的通知
（广西外院发【2024】51号）
各二级学院、学校各部门：
为规范账务监控，明晰债权债务，保证往来账款账实相符、账证相符，现将《广西外国语学院往来账款管理制度》印发给你们，请遵照执行。
广西外国语学院
2024年6月25日
广西外国语学院往来账款管理制度
第一章 总则
第一条 为了加强学校往来款项的管理，规范学校往来款项的使用、清理、结算等行为，提高资金使用效率，保证资金安全，防范财务风险，根据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》、《广西壮族自治区民办高校财务管理办法（试行）》，结合我校实际情况，制定本规定。
第二条 本办法所称往来款项是学校各项经济活动中处于结算过程中的资金。主要包括应收账款、预付账款、其他应收款、应付账款、预收账款、其他应付款等。本办法将应收账款、预付账款、其他应收款统称为应收及预付款项，将应付账款、预收账款、其他应付款统称为应付及预收款项。
第三条 经办人及审批人是办理往来款项业务的直接责任人，对往来款项业务的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。各部门、单位负责人或项目负责人是往来款项的审批人，负责督促经办人及时办理结算工作，并承担经办人因离校等未结清往来款项的连带责任。
第四条 往来款项管理职责分配：
（一）财务处负责往来款项的核算管理工作，定期或不定期对往来款项进行清理，及时催收催结，按照规定程序核销。
（二）各部门、单位应做好往来款项的清理工作，严格按照国家及学校的规定，积极配合财务处做好本部门、单位负责管理往来款项的审批、监管和清理工作。各部门、单位（项目）负责人对本部门、单位（项目）经济业务活动产生各项往来款项的真实性、合理性、规范性及清理工作负有直接责任。
第二章 应收及预付款项管理
第五条 应收及预付款项是指学校在日常经济业务活动过程中发生的各项应收未收款项及按照合同预付给其他单位或个人的各类款项，包括应收账款、预付账款、其他应收款等。
预付账款是指按照购货、服务合同或协议规定预付给对方单位或个人的款项。
其他应收款是指职工通过履行借款手续支付给往来单位或个人的，未来需要偿还的款项。
应收账款是指按照合同、协议等规定，应收未收对方单位或个人的款项。
第六条 应收及预付款项的管理原则：
（一）预算控制原则。各类应收及预付款项均应有相应的经费来源和经费预算，无预算、超预算或无经费来源，原则上不予办理。
（二）对象控制原则。各类应收及预付款项的经办人应当为本校正式在职教职工。
（三）专款专用原则。各类应收及预付款项除个人访学、住院借款外，只能用于学校教学、科研、行政、后勤等各项公务性开支，实际支出与借款用途相符，所借款项严禁挪作他用。
（四）及时结算原则。应收及预付款项必须一事一借、一借一清，禁止一借多用、长期挂账。原则上前款未清、后款不借。
第七条 预借款办理程序：
（一）预借手续原则上由预借人本人办理，如委托其他校内职工办理，应在借款单上注明，委托学生或校外人员原则上不予办理。
（二）预支人应按规定程序办理预支手续，预借时需填制“广西外国语学院费用预借单”，在预借单上写明预借单位、借款日期、借款事由及经办人姓名等。
（三）办理预借业务时须提供与经济业务相关的支撑材料（如合同、通知等）及相应的审批单，原则上无法提供支撑材料的不得办理预借业务。
（四）办理仪器设备、大宗材料、服务以及工程项目等采购借款需按照采购管理相关规定办理前置程序，并提供相关合同、协议，严格按照签订的合同或协议的相关规定申请付款。申请付款时，由收款单位开具加盖收款单位发票专用章（或财务专用章）的合法票据。
第八条 预借款期限一般不得超过三个月。各部门、个人的借款，在相关事宜办理完毕后，应及时到财务处办理结算手续。
第九条 应收及预付款项清理及责任处理。
（一）应收及预付款项须在规定时限内及时办理冲账手续，确实无法冲账核销的，经办人及审批人应书面说明原因，经部门、单位负责人签字并经分管校领导审批后报财务处。无正当理由逾期不清者，将暂停该经办人用款，已借款项自通知次月起从实际用款人、经办人及审批人的工资中扣还。
（二）各部门、单位应根据合同和协议对应收账款进行催收，应收账款不得坐支或留用。对逾期没有收回的，应追究相关责任人的责任，对因个人原因造成应收账款无法收回而给学校带来经济损失的，由相关责任人全部或部分赔偿损失。
（三）预付账款凭合同或协议付款，在货物到货、劳务提供完成、工程完工后应及时从提供单位取得发票或其他合法有效票据，并办理相应审批、资产或工程验收、审计等程序后办理核销手续。对无正当理由未按要求及时办理核销手续的，将暂停支付同类性质的预付款，直到已付预付款冲账完成。
（四）教职工办理调出、退休、离职手续，必须按规定结清本人所经办的应收及预付款项。离校时欠款不清的，不予办理离校手续。确因客观原因暂时无法核销借款的，须办理借款责任人变更手续，由借款责任人提交书面申请，经借款责任移交人和接收人签字，报借款经费项目负责人审批后到财务处办理借款责任人变更手续。
若欠款未清即办理离校手续离校的，从各办理离校手续审批人的工资中扣还。
（五）财务处应加强应收及预付款项管理，定期或不定期进行清理，督促相关单位及个人及时办理结算手续。
（六）对未按规定使用借款的，将根据事实和情节予以通报，并追究当事人的责任。涉嫌挪用公款的，将依法追究相关责任人责任。
第十条 坏账损失
坏账损失是指学校清查出的不能收回的各项应收及预付款项。清查出的各项坏账，应当分析原因，对有合法证据证明确实不能收回的应收及预付款项，其核销须由责任部门提出正式书面报告，并提交证明材料，财务处提出初步审核意见，报校长办公会、董事会审定后进行坏账核销处理。
第三章 应付及预收款项管理
第十一条 应付及预收款项是指学校在日常经济业务活动过程中发生尚未结算的各项应付未付及预收款项，包括应付账款、预收账款、其他应付款。
（一）应付账款是指学校因购买物资、接受服务、开展工程建设等而应付的偿还期限在1年以内（含1年）的款项。
（二）预收账款是指学校根据合同或协议规定预先收取但尚未结算的款项。
（三）其他应付款是指暂时收取的不能确认为学校或各单位收入的款项，如保证金、押金、代收款、科研经费暂存款等，或学校账面暂未明确权属人、未被认领的款项。
第十二条 应付及预收款项的管理原则：
（一）分类管理原则。应付及预收款项应根据有关规定和学校管理需要设置明细科目分类管理。
（二）及时确认原则。财务处定期公布更新银行到款信息，相关单位和人员需及时认领到账款项，关注应付及预收款项结算时间，及时办理相关手续。
（二）及时清理原则。对来源信息明确的应付及预收款项，有关单位及个人应按规定及时办理入账、结算手续，不得长期挂账。对于长期挂账的款项，应联系付款单位，确认款项用途及联系人，及时通知校内相关单位和个人，尽快办理入账手续。
第十三条 办理应付及预收款项的入账及支付结算手续，应提供真实、合法、有效的凭据及相关资料，并按有关规定完成审批手续，报财务处审核后方可办理。
对方单位在汇质保金、履约保证金、科研课题费等时，必须备注用途和负责部门或负责。
第十四条 确实无法确认信息及偿付的应付及预收款项，可由财务处按照年度汇总，提交学校审议同意后，列入学校其他收入，并建立备查簿。
对列入其他收入的款项，以后如有被确认，需办理入账及资金支付结算手续的，有关部门、单位及个人应提供有效的证明材料及相关资料，经学校有关部门核实签批，报财务处审核后，按照审批权限办理。
第十五条 财务处应加强对应付及预收款项的管理，对已查明来源、符合收入确认条件的款项，应及时确认收入。
第十六条 财务处应负责应付及预收款项日常核算、定期清理工作，监督并控制挂账账龄及规模。
第四章 监督管理
第十七条 各部门要重视往来款项的管理，严格往来款项的审批，做好往来款项的监管和清理工作。往来款项管理情况将作为部门、单位负责人离任审计的一项内容。各部门、单位应强化往来款项管理的责任意识，主动履行部门监督管理职责，切实保障学校资金安全，提高资金使用效益，防范财务风险。
第十八条 部门、单位（项目）负责人未督促借款人及时报账，或者因借款人玩忽职守，造成学校经费损失的，学校将追究相关责任人的责任，并要求赔偿相关经济损失。未按规定使用预借款的，学校将根据事实和情节予以通报，并追究当事人的责任。涉嫌挪用公款的，学校将依法移交有关部门追究其相关责任。
第五章 往来款项对账
第十九条 应收学杂费对账：
1.每学期开学一个月时及学期末，财务处整理当学年及以前年度累积未收到的学生款项，交教务处、学生工作事务部核对；
2.教务处、学生工作事务部核对未缴费学生名单及金额，填写未缴费原因，反馈财务处；
3.财务处根据核对结果调整账面记录。
第二十条 应付成本费用供应商对账：
1.每学期末，财务处整理当月应付账款清单，交各业务归口部门核对；
2.业务归口部门核对应付账款名单及金额，填写预计付款时间，反馈财务处；
3.如有需要，财务处可挑选大额应付账款样本，业务归口部门与相应供应商直接核对，并将对账结果反馈财务处；
4.如产生对账差异，归口业务部门需提交差异报告，解释差异原因，交董事会审批。财务处根据对账结果调整账面记录。
第二十一条 应付工程款对账：
1.每学期末，基建处提交所有在建工程显示完工进度的监理报告；
2.财务处根据工程合同付款条款，计算累计应付账款与应付账款，交基建处与工程供应商进行对账；
3.基建处将对账差异反馈财务处，如产生对账差异，需提交差异报告，解释差异原因，交董事会审批。财务处根据对账结果调整账面记录。
第二十二条 其他往来款项对账：
1.每学期末，财务处整理当月末往来账款清单，针对当年余额大于净资产5%的款项及财务处认定需要对账的款项，发各归口部门核对；
2.各业务部门与交易对手方对账，或提供往来款项支持性凭证，并将核对结果反馈财务处；
3.如产生对账差异，归口业务部门需提交差异报告，解释差异原因，交董事会审批。财务处根据对账结果调整账面记录。
第六章 附则
第二十三条 本办法由财务处负责解释。
第二十四条 本标准自下发之日起执行。
