广西外国语学院
关于印发《广西外国语学院会计档案管理办法》的通知
（广西外院发〔2024〕106号）
各二级学院、学校各部门:
为了加强学校会计档案的管理，有效保护和利用会计档案，现将《广西外国语学院会计档案管理办法》印发给你们，请遵照执行。
特此通知。
广西外国语学院
2024年6月30日
广西外国语学院会计档案管理办法
第一条 为了加强学校会计档案的管理，有效保护和利用会计档案根据《中华人民共和国档案法》和《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部国家档案局令第79号）等有关法律法规和制度规定，结合我校实际，制定本办法。
第二条 会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。具体包括：
（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；
（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；
（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；
（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
第三条 采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案。采用U盘、磁盘、移动硬盘、光盘等介质保存会计档案的，应当由学校财务与资产管理处按照归档要求进行归档。
第四条 同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:
（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；
（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；
（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；
（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；
（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第五条 满足本办法第四条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。
第六条 学校财务与资产管理处每年形成的会计档案，按照归档范围和归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。会计档案的保管必须符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。
第七条 纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
第八条 会计档案原则上不得对外单位借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续，经校长审批同意后方可借出，并履行登记手续。会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。
第九条 会计档案（含电子档案）的保管期限按照《会计档案管理办法》规定的保管期限执行（见附表），会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，比照类似档案的保管期限办理。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。
第十条 对已到保管期限的会计档案，由财务与资产管理处牵头，组织单位相关部门共同进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。
第十一条 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：
（一）由学校档案馆编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。
（二）单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。
（三）学校档案馆负责组织会计档案销毁工作，并与学校财务与资产管理处共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。
电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由学校档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
（四）禁止擅自销毁会计档案。会计档案未经鉴定和批准，不准擅自销毁。
第十二条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。
单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第十三条 学校的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。
第十四条 预算、计划、制度等文件材料，执行文书档案管理规定，不适用本办法。
第十五条 单位或者个人有下列行为之一的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法依规追究责任。
（一）造成档案丢失无法补救的；
（二）篡改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的；
（三）不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的；
（四）明知存在档案安全隐患而不采取补救措施，造成档案损毁、灭失，或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的；
（五）发生档案安全事故后，不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的；
（六）档案工作人员玩忽职守，造成档案损毁、灭失的。
第十六条 本办法由学校财务与资产管理处负责解释，自发布之日起实施。
附表：会计档案保管期限表
